ค่าใช้จ่ายระบบ POS ควรมีสัดส่วนเท่าไรต่อต้นทุนทั้งหมด ?
หนึ่งในโจทย์ยากเมื่อเริ่มวางแผนเปิดร้านค้าปลีกหรือร้านอาหาร คือการประเมินงบประมาณสำหรับระบบเทคโนโลยี โดยเฉพาะระบบ POS (Point of Sale) ที่ผู้ประกอบการจำนวนมากยังมองเป็นเพียง “เครื่องคิดเลขราคาแพง” หรืออุปกรณ์ที่ต้องมีไว้เพื่อเก็บเงินตามธรรมเนียม จนพยายามบีบงบประมาณส่วนนี้ให้ต่ำที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
แต่ในโลกธุรกิจยุคดิจิทัล ระบบ POS ไม่ได้ทำหน้าที่เพียงแค่รับชำระเงิน แต่เปรียบเสมือน “สมองและกระดูกสันหลัง” ที่คอยบริหารจัดการข้อมูล ตั้งแต่สต็อกสินค้า รายงานยอดขาย ไปจนถึงการรักษาฐานลูกค้า การตั้งคำถามที่ถูกต้องจึงไม่ใช่แค่ราคาถูกที่สุดคือเท่าไร แต่คือ “สัดส่วนการลงทุนเท่าไรจึงจะคุ้มค่า” กับขนาดและประเภทของธุรกิจ เพื่อเปลี่ยนรายจ่ายให้กลายเป็นเครื่องมือทำกำไรอย่างแท้จริง
สัดส่วนงบประมาณที่เหมาะสม
สำหรับการลงทุนเริ่มต้นในธุรกิจ SME ทั่วไป สัดส่วนงบประมาณสำหรับระบบ IT และ POS (รวม Hardware และ Software ปีแรก) ควรอยู่ที่ประมาณ 5-10% ของงบประมาณการตกแต่งและอุปกรณ์ทั้งหมด
หากมองในมุมของค่าใช้จ่ายดำเนินงาน สำหรับระบบ Cloud POS รายเดือนหรือรายปี ค่าใช้จ่ายส่วนนี้ ไม่ควรเกิน 1-2% ของยอดขายรวม หากระบบนั้นสามารถทำงานได้ครบวงจร ตั้งแต่การขาย ตัดสต็อก ไปจนถึงระบบสมาชิก
การจัดสรรงบประมาณ: Hardware vs. Software
ความเข้าใจผิดที่พบบ่อยคือการทุ่มเงินไปกับ Hardware ที่ดูหรูหราแต่เลือกใช้ Software ที่ด้อยประสิทธิภาพ การจัดสรรงบประมาณที่ดีควรแบ่งดังนี้:
- Software (40-50% ของความสำคัญ): นี่คือส่วนที่สำคัญที่สุด Software ที่ดีต้องไม่ใช่แค่บันทึกยอดขาย แต่ต้องเป็นเครื่องมือ Business Intelligence
- Inventory Management: ต้องตัดสต็อกแม่นยำ แจ้งเตือนเมื่อของใกล้หมด และรองรับสินค้าที่มีหลาย Unit หรือ Recipe (สำหรับร้านอาหาร)
- Reporting: ต้องดูได้แบบ Real-time ทุกที่ทุกเวลา เพื่อการตัดสินใจที่ทันท่วงที
- Integrations: ความสามารถในการเชื่อมต่อกับระบบบัญชี, E-Payment หรือแพลตฟอร์ม Delivery และ E-Commerce คือปัจจัยที่ทำให้ธุรกิจขยายตัวได้โดยไม่สะดุด
- Hardware (30-40% ของความสำคัญ): อุปกรณ์ต้องเน้นที่ความทนทาน มากกว่าดีไซน์ โดยเฉพาะสภาพแวดล้อมที่มีความร้อนหรือคราบมัน
- Terminal/Tablet: สเปกต้องแรงพอที่จะรัน Software ได้ลื่นไหลไม่ค้างระหว่าง Rush hour
- Peripherals: เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ ลิ้นชักเก็บเงิน และเครื่องอ่านบาร์โค้ด ควรเป็นเกรดอุตสาหกรรม (Commercial Grade) ที่รองรับการใช้งานหนักได้
- Implementation & Support (10-20% ที่มักถูกลืม): ค่าใช้จ่ายส่วนนี้คือ “ประกันความเสี่ยง” การซื้อระบบที่ไม่มีบริการหลังการขาย หรือไม่มีทีมช่วย Setup เมนูและนำเข้าข้อมูลสินค้าในช่วงแรก มักจบลงด้วยความล้มเหลว ค่าจ้างผู้เชี่ยวชาญในการวางระบบและอบรมพนักงานจะช่วยลดระยะเวลา Learning Curve และลดความผิดพลาดของพนักงานหน้าร้านได้มหาศาล
ราคาของความประหยัด
การเลือกระบบ POS โดยดูที่ราคาถูกที่สุดหรือใช้ของฟรี มักมี “ต้นทุนแฝง” ที่แพงกว่ามูลค่าระบบหลายเท่าตัว ได้แก่:
- Data Loss & Downtime: ระบบล่มในช่วงขายดีที่สุดโดยติดต่อ Support ไม่ได้ คือหายนะของยอดขาย
- Fraud: ระบบที่ราคาถูกมักมีช่องโหว่ในการทุจริต พนักงานสามารถแก้ไขบิลหรือ Void บิลโดยไม่มีการตรวจสอบ (Audit Log)
- Scalability Issues: เมื่อขยายสาขา 2 หรือ 3 ระบบเดิมไม่รองรับ Multi-branch ทำให้ต้องโละทิ้งและซื้อใหม่ทั้งหมด ซึ่งเป็นการลงทุนซ้ำซ้อน
มองระบบ POS เป็นการลงทุน ไม่ใช่ค่าใช้จ่าย
เมื่อพิจารณาสัดส่วนงบประมาณ อย่ามองเพียงตัวเลขที่จ่ายออกไป แต่ให้มองถึง ROI (Return on Investment) หากระบบ POS ราคาหลักหมื่นสามารถช่วยลดการทุจริตของพนักงานได้ปีละหลักแสน ช่วยลด Food Waste ได้ 20% หรือช่วยดึงลูกค้าเก่ากลับมาซื้อซ้ำผ่านระบบ Loyalty Program ได้ ระบบนั้นก็ถือว่า “ฟรี” ในระยะยาว
การเลือกระบบ POS ที่ถูกต้อง คือการวางรากฐานโครงสร้างธุรกิจให้แข็งแกร่ง เพื่อให้เจ้าของกิจการมีเวลาไปโฟกัสกับการเติบโต มากกว่าการมานั่งปวดหัวกับตัวเลขที่ไม่ลงตัว
